Bcdi3 - Gérer les Droits pour les emprunteurs

(actualisé le )

Il est possible de faire en sorte que les différentes catégories de documents soient prêtés automatiquement pour des durées variables, selon la catégorie ou selon le type d’emprunteur.
Il est par exemple possible de décider que les périodiques seront prêtés huit jours à tous alors que la durée habituelle du prêt est de quinze jours, et les vidéos trois jours sauf aux élèves qui n’auront pas le droit de les emprunter.
Pour cela, il faut procéder en trois étapes, en respectant l’ordre suivant

Caractériser les exemplaires

Il existe sur chaque fiche Exemplaires un champ nommé Type de prêt. Il faut le renseigner avec une valeur qui permettra ensuite de déterminer la durée du prêt de ce type de document. Vous pouvez par exemple indiquer le support dans ce champ pour chaque document, par exemple « BD » pour les bandes dessinées, « vidéo » pour les vidéos, « CD » pour les cédéroms, « revues » pour les périodiques, etc.
Pour cela, procédez bien sûr en utilisant le changement par lots.

Créer des profils d’emprunteurs

Pour cette opération, prenez garde tout d’abord à fermer les fenêtres éventuellement actives, comme les prêts, les retours, ou la recherche d’exemplaires (puisque vous venez de vous en servir) : il est impossible d’accéder à la fonction Droits tant qu’un des fichiers de BCDI est ouvert.
- Cliquer sur Outils, puis sur Droits. 30 boutons vides s’offrent à vous, grâce auxquels vous pouvez créer autant de profils d’emprunteurs.
- Cliquer sur un bouton vide et renseigner l’intitulé de manière significative. Puisqu’il s’agit d’un profil d’emprunteurs, vous pouvez marquer par exemple « Elève », « Enseignant », etc.
- Il est possible de paramétrer six types de prêts différents (il s’agit de ces types de prêts que vous avez renseignés à l’étape précédente). Faites F2 pour les capturer, puis choisissez la durée de prêt que vous voulez leur attribuer pour ce type d’emprunteur, en jours.

N.B. :
- laisser zéro en durée rendra le prêt de ce type de documents impossible à cette catégorie d’emprunteurs.
- vous avez la possibilité d’utiliser la valeur Autre en Type de prêt, ce que le logiciel interprètera par Tous les autres documents : ceux dont le type de prêt n’a pas été paramétré dans ce profil, ou dont le champ Type de prêt n’est pas renseigné .

Affecter un profil d’emprunteur à chaque emprunteur

Si vous avez créé deux profils, par exemple Élève et Enseignant, il vous faut pour finir reporter cette valeur dans le champ « Droits » de chaque fiche d’emprunteur concerné : la mention « Elève » doit apparaître dans chaque fiche d’élève, et la mention « Enseignant » dans la fiche de chaque professeur.
Vous pouvez passer par Éditer, Emprunteurs et la rajouter sur chaque fiche en la capturant par F2 mais ça va vous prendre du temps. Comme dans le 1), il sera bien plus pratique de procéder à des changements par lots.

À noter :
si vous procédez aux sauvegardes en utilisant l’outil BCDIZIP, sachez que les profils d’emprunteurs ne sont pas sauvegardés (alors que, curieusement, la caractérisation des exemplaires et l’affectation des profils d’emprunteurs le sont). Si vous devez réinstaller votre base, il vous faudra donc recommencer l’étape 2) et uniquement celle-ci, en veillant à reprendre les mêmes noms de profils.