Bcdi3 - Insertion des emprunteurs sans mise à jour

(actualisé le )

Les noms et coordonnées de l’ensemble des élèves de l’établissement ont déjà été saisis au niveau du secrétariat. Il est possible de récupérer ces renseignements, ce qui nous évite un fastidieux travail de saisie.

Le principe

Supprimer les fiches emprunteurs de l’année précédente pour les remplacer par celles de l’année en cours.

Donc, quelles précautions préalables prendre ?

Il faut tout d’abord, le cas échéant, faire le retour des prêts qui vous resteraient de l’année précédente. En effet, vous ne pourrez pas supprimer les emprunteurs ayant des emprunts en cours. Pour en garder une trace et savoir qui vous doit quoi, imprimez-les avant de faire le retour.

Si vous voulez garder pour vos archives la liste globale des emprunts de l’année précédente (je rappelle que la suppression d’un emprunteur entraîne la suppression des prêts qu’il a effectués), vous pouvez là aussi les imprimer.

Ensuite, faites une recherche sur l’ensemble des emprunteurs élèves (équation : Statut E. = Eleve ), puis Supprimer.

L’insertion proprement dite :

1) Il faut installer sur votre poste l’utilitaire GEPXML qui se trouve sur le cédérom d’installation de BCDI 3, dans le répertoire Outils / Commun / Gepxml, ou en téléchargement sur le site Club BCDI (vous serez sûr ainsi d’avoir la dernière version).

Il suffit de double-cliquer sur le fichier Setup. Par défaut, le logiciel s’installe dans C :\BCDI3\Outils. Attention si vous choisissez un autre répertoire : il arrive que gepxml ne fonctionne plus correctement.

Après l’installation, une icône Gepxml doit apparaître dans le groupe de programme Gestion documentaire, à coté des icônes BCDI 3. Si ce n’est pas le cas, vous pouvez lancer le programme en double-cliquant sur le fichier Gepxml.exe qui se trouve dans le répertoire d’installation.

2) Il faut placer les fichiers f_ele.dbf et f_ere.dbf récupérés dans Sconet dans le répertoire Temp de BCDI. Pour cela, lancez l’explorateur de fichier. Sur le réseau administratif, dans « Poste de travail », (si votre établissement est sous Magret, vous verrez un lecteur intitulé plus ou moins de cette façon « applidos sur Horus serveur ») et suivez l’arborescence ci-dessous :

>[applidos sur Horus serveur] (pour Magret, sinon cherchez le lecteur dans lequel GEP figure encore cette année)
>commun
>gep
>[n° d’établissement RNE] (par exemple : 0650624L)
>asXX (par exemple : as06 pour l’anné scolaire 06-07)

Vous trouverez les fichiers dans ce dernier répertoire. Copiez-les et placez-les dans Temp.

3) Lancez l’utilitaire Gepxml.

Cliquez sur le bouton Répertoire source, sélectionnez si besoin est le répertoire où vous avez placé les fichiers f_ele.dbf et f_ere.dbf, puis cliquez sur OK. La liste des champs apparaît. A priori, vous n’avez rien à y modifier.

Cliquez ensuite sur le bouton Convertir. Les fichiers seront moulinés et transformés en un seul fichier nommé emprunteurs.xml, qui sera créé par défaut dans le répertoire Temp de BCDI3, sur le disque dur C :\ (vous pouvez choisir un autre emplacement). C’est ce fichier qui doit être inséré dans BCDI. Vous pouvez fermer Gepxml.

4) Lancez BCDI en mode Gestionnaire, et insérez le fichier emprunteurs.xml en cliquant sur Importer, puis sur Fiches Emprunteurs, en sélectionnant le répertoire ou se trouve le fichier emprunteurs.xml, puis le fichier lui-même, et enfin en cliquant sur Ouvrir

5) BCDI vous demande alors si vous voulez insérer « toutes » les fiches, ou « une par une ». Pour ce dernier choix, vous devrez confirmer à l’insertion de chaque fiche, il vaut donc mieux faire « toutes ».

Il vous demandera aussi de choisir un mode d’insertion : choisir sans mise à jour

L’insertion est terminée

6) Vérifiez que toutes vos fiches Emprunteurs aient leur champ Statut E. renseigné (il arrive que ça ne soit pas le cas). Si ce n’est pas le cas, faites l’équation : Statut E. = vide, puis faites un changement par lot pour rajouter « Elève ».

7) Il arrive généralement que les fiches des élèves des deux ou trois dernières années, qui ne sont plus dans l’établissement mais que le fichier du secrétariat garde en mémoire, soient également insérées. On les reconnaît à ce que le champ Classe n’est pas renseigné. Il faut les supprimer en faisant une recherche sur Emprunteurs.

L’équation est : statut = Elève et classe = vide puis Supprimer

P.-S.

Yves Bocquel