Fiche technique BCDI3

Profils d’emprunteur

(actualisé le )

Il est possible de faire en sorte que les différentes sortes de documents soient prêtées automatiquement pour des durées variables, entre elles mais également selon les catégories d’emprunteurs. Vous pouvez par exemple décider que les périodiques seront prêtés huit jours à tous alors que la durée habituelle du prêt est de quinze jours, et les vidéos trois jours sauf aux élèves qui n’auront pas le droit de les emprunter.

Pour cela, il faut procéder en trois étapes, en respectant l’ordre suivant.

1) Caractériser les exemplaires

Il existe sur chaque fiche Exemplaires un champ nommé « Type de prêt ». Il faut le renseigner avec une valeur qui permettra ensuite de déterminer la durée du prêt de ce type de document. Vous pouvez par exemple indiquer le support dans ce champ pour chaque document, par exemple « BD » pour les bandes dessinées, « vidéo » pour les vidéos, « CD » pour les cédéroms, « revues » pour les périodiques, etc.

Pour cela, procédez bien sûr en utilisant le changement par lots.

2) Créer des profils d’emprunteurs

Pour cette opération, prenez garde tout d’abord à fermer les fenêtres éventuellement actives, comme les prêts, les retours, ou la recherche d’exemplaires (puisque vous venez de vous en servir) : il est impossible d’accéder à la fonction « Droits » tant qu’un des fichiers de BCDI est ouvert.

- Cliquez sur « Outils », puis sur « Droits ». 30 boutons vides s’offrent à vous, grâce auxquels vous pouvez créer autant de profils d’emprunteurs.
- Cliquez sur un bouton et renseignez l’intitulé. Puisqu’il s’agit d’un profil d’emprunteurs, vous pouvez marquer par exemple « Elève », « Enseignant », etc.
- Vous avez la possibilité de paramétrer six types de prêts différents (il s’agit de ces types de prêts que vous avez renseignés à l’étape précédente). Faites F2 pour les capturer, puis choisissez la durée de prêt que vous voulez leur attribuer pour ce type d’emprunteur, en jours.

Notes :
- laisser zéro en durée rendra le prêt de ce type de documents impossible à cette catégorie d’emprunteurs.
- vous avez la possibilité d’utiliser la valeur « Autre » en Type de prêt, ce que le logiciel interprétera par « Tous les autres documents : ceux dont le type de prêt n’a pas été paramétré dans ce profil, ou dont le champ « Type de prêt » n’est pas renseigné ».

3) Affecter un profil d’emprunteur à chaque emprunteur

Si vous avez créé deux profils, par exemple « Elève » et « Enseignant », il vous faut pour finir reporter cette valeur dans le champ « Droits » de chaque fiche d’emprunteur concerné : la mention « Elève » doit apparaître dans chaque fiche d’élève, et la mention « Enseignant » dans la fiche de chaque professeur.

Vous pouvez passer par « Editer », « Emprunteurs » et la rajouter sur chaque fiche en la capturant par F2 mais ça va vous prendre du temps. Comme dans le 1), il sera bien plus pratique de procéder à des changements par lots.

Note : si vous procédez à vos sauvegardes en utilisant le logiciel BCDIZIP, sachez que les profils d’emprunteurs ne sont pas sauvegardés (alors que, curieusement, la caractérisation des exemplaires et l’affectation des profils d’emprunteurs le sont). Si vous devez réinstaller votre base, il vous faudra donc recommencer l’étape 2) et uniquement celle-ci.

P.-S.

Yves Bocquel