Convertir une base de BCDI à PMB

8 | (actualisé le ) par Edith Boulo

Avertissements :
- Le changement de logiciel documentaire est une opération assez lourde à mettre en place ; il s’agit surtout ici de donner à ceux qui souhaitent y voir de plus près les moyens de juger sur pièces.
- Dans l’état actuel des choses, il n’est pas possible d’exporter :
— les notices multiples se rattachant à un même document, sauf lorsqu’il s’agit de revues
— les documents sans notice : bcdi, en effet, exporte à partir du fichier « notices », et on ne peut donc exporter les revues non dépouillées ou en attente de dépouillement.
- Autres pertes constatées : les mentions d’origine des notices ne sont pas exportées (les dates de création, non exportées dans la version précédente, sont maintenant exportées).

- Les manipulations décrites ci-dessous concernent le passage de bcdi3 ou bcdi2006 à pmb : je n’ai aucune idée sur la façon de procéder pour bcdi2.

- Les tests de conversion ont été effectués avec la version 3.0 RC7 de pmb. Il semble qu’il n’y a pas de différence particulière avec la version 3.1.23

Les choses évoluent vite : j’essaierai de mettre à jour cette page aussi souvent que nécessaire ; si, de votre côté, vous constatez un changement par rapport à ce que j’ai indiqué, merci de m’en informer pour que je puisse effectuer la correction.

Vous ne connaissez pas pmb ?

Vous pouvez consulter ici une version de démonstration, et là, quelques OPAC (interface de consultation en ligne).
Le site de pmb service vous donnera quelques indications complémentaires pour en savoir plus sur les principes généraux du fonctionnement de pmb, les adresses des listes de discussion et du wiki d’aide.

1. Installation de pmb

NB : il s’agit ici d’une installation sur un seul poste ou en réseau local, à des fins de test de conversion de base et de prise en main du logiciel ; pour une installation en ligne, se renseigner auprès de son hébergeur, ou sur le site de pmb services, ou sur les listes d’utilisateurs (personnellement, je n’ai pas de lumières sur la question).

1.1 Installer et paramétrer easyphp 1.8 / installer pmb :

Sur Citédoc, une fiche très bien faite explique pas à pas comment installer et paramétrer easyphp sur un poste windows (fiche 1.2 de la page, pages 1 à 4 de la fiche ; si vous suivez l’intégralité de la fiche, passez le point 1.2 ci-dessous).
Ceux qui auraient déjà une installation d’easyphp doivent également se reporter à cette fiche, pour ce qui concerne le paramétrage.

NB : cette fiche propose de modifier le paramètre
max_execution_time = 300
Personnellement, même avec 900, j’ai eu des problèmes pour convertir un gros fichier ; je conseillerais donc de le passer d’emblée à 6000.

1.2 Installer la base Bretagne

C’est une étape incontournable. Et en effet (un Tourangeau me l’a dit), on peut hésiter, quand on n’est pas de l’Académie de Rennes, à installer une base nommée « Bretagne Unesco » - mais c’est celle dont nous avons besoin : elle intègre des champs personnalisés spécifiques aux usages en CDI, et la base installée au départ avec pmb ne permettra pas d’effectuer une conversion correcte, notamment des périodiques.
Cette base comporte le thésaurus de l’unesco.
- Télécharger la base sur le site pmb
- Dézipper la base, et placer le fichier de bretagne_unesco_****.sav dans le dossier
pmb > admin > backup > backups
- Si ce n’est pas fait, démarrez Easyphp et cliquez sur pmb pour vous connecter à la base. Votre navigateur affiche une adresse du type http://monsite/PMB/ ; complétez l’adresse de façon à afficher
http://monsite/PMB/admin/sauvegarde/emergency/emergency.php
- « Upload archive file » : vous sélectionnez le fichier récemment dézippé
- Un écran s’affiche, comprenant un grand nombre de cases pré-cochées ; vous ne décochez rien, mais renseignez les informations de connexion ("bibli" pour le mot de passe, à la place des astérisques)

- La base est installée, mais il faut encore la mettre à jour (la version téléchargée de Bretagne_unesco n’est pas forcément en phase avec la version de pmb).
— Rouvrez une session pmb (mot de passe et identifiant par défaut : admin / admin)
— cliquez sur l’onglet « Administration », puis Outils > M à J base. Là, vous obtenez l’écran suivant, avec des numéros de version qui sont bien sûr susceptibles d’évoluer :

Lancez la mise à jour ; celle-ci se fait généralement en plusieurs étapes assez rapides, étapes entre lesquelles il suffit de cliquer pour continuer, jusqu’à arriver à la version adéquate de la base de données.

2. Préparer sa base bcdi

NB : il est conseillé, du moins dans un premier temps, de ne pas travailler directement sur sa base réelle, mais sur une installation de celle-ci en local, ou sur un clone de celle-ci.
Pour les grosses bases, il est fortement conseillé d’effectuer la conversion en plusieurs lots.

2.1 Étape obligatoire : renseigner le champ « Code exemplaire »

La plupart des utilisateurs de bcdi n’utilisent pas le champ « code exemplaire » ; or, c’est celui-ci qui est exporté par bcdi. Il va donc s’agir de remplir ce champ avec le contenu du champ n° d’exemplaire
- Rechercher > Exemplaires > Code exemplaire = vide
- Cliquer sur le bouton de changement par lot
- Cocher « Code exemplaire » ; Remplacer « TOUT » par :
cliquer sur le bouton « champ », puis cocher « n° d’exemplaire »

2.2 Nettoyer sa base

- Supprimer les documents mis au pilon ou perdus :
— Documents relatifs à des exemplaires tous perdus ou mis au pilon : supprimer le document
— Documents comprenant plusieurs exemplaires, dont certains sont perdus ou mis au pilon : supprimer les exemplaires disparus
- Vérifier que tous les exemplaires (hors périodiques) possèdent une cote
- Vérifier que le champ « type de nature » (notice) est renseigné

2.3 Autres changements possibles :

Pour savoir comment adapter sa base (ce qui n’est pas indispensable, en dehors des points mentionnés ci-dessus), il est bon d’avoir une idée précise de la façon dont les données correspondent, afin d’effectuer éventuellement quelques ajustements.

Les exemplaires dans pmb, mentionnent les renseignements suivants :
— No. = Code exemplaire
— Cote = Cote de l’exemplaire ; dans pmb, les cotes sont obligatoires pour tous les exemplaires, y compris pour les périodiques ; lorsqu’une cote est absente dans le fichier issu de bcdi, c’est la mention « archives » qui apparaît alors. Si l’on souhaite adapter cette mention aux pratiques de son CDI, il faut alors effectuer une modification par lots pour les exemplaires des revues que l’on souhaite.
— Localisation = emplacement ; lorsque le champ « emplacement » de bcdi est vide, c’est « CDI » par défaut.
— Section = Type de nature (fiction, documentaire, autre)
— Statut = c’est à peu près l’équivalent de « statut » dans bcdi, mais cette mention n’est pas exportée : au moment de la conversion, on choisit un seul statut pour tous les documents (en général : « document en bon état »)
— Support = Support (document) (livre, périodique, vidéocassette...)

3. Convertir ses données

Dans un premier temps, je conseillerais d’effectuer ses premiers essais sur une partie de sa base (400 à 4000 notices) : cela suffit pour se donner une idée, c’est moins long, et ça permet de tester la rapidité de la conversion. Ensuite, pour effacer les données importées dans pmb, le plus simple sera de restaurer à nouveau la base vide comme indiqué en 1.2

3.1 Exporter ses notices à partir de bcdi

- Rechercher > notices
- Format de sortie : mémonotices
- répondre « Oui » aux questions concernant l’export des exemplaires et des fichiers ressources
- Enregistrer son fichier d’export.

3.2 Importer ses notices dans pmb

3.2.1 Deux cas différents, suivant la taille du fichier .xml obtenu à partir de bcdi (plus ou moins 45 Mo)
- Fichier de moins de 45 Mo :
— Administration > Conversion/export > Conversion de fichiers externes
— Cliquer sur « Parcourir », puis sélectionner le fichier
- Fichier de plus de 45 Mo (cette méthode vaut pour toutes les tailles de fichier) :
— coller le fichier d’export dans le dossier pmb > temp
— renommer le fichier mabase.xml en convert.fic [1]
— laisser vide la case à gauche du bouton « parcourir »

3.2.2 Dans les deux cas, choisir le Type de conversion : memonotices bcdi > unimarc iso 2709

3.2.3 Lancer la conversion

Au bout d’un temps plus ou moins long suivant la taille de la base, vous obtenez l’écran suivant :

Cochez « Lancer l’import des exemplaires à partir de ce fichier », puis cliquez sur « terminer l’étape de conversion »

3.2.4 Vous obtenez ensuite cet écran, que je vous conseille de cocher comme suite :

Vous pouvez alors cliquer sur suivant, pour lancer la deuxième étape de la conversion (plus longue que la première).

Suite à cette étape, vous obtenez ensuite un écran de résultat comme ceci (avec une liste d’erreurs sans doute beaucoup plus importante si vous importez plus de 7 notices !) :

Il peut être utile d’imprimer ces résultats, en cas de perte inexpliquée - mais la plupart de ces messages d’erreur sont normaux :
- ils signalent des absences d’isbn (ça n’est pas dramatique, et ça manquait déjà dans votre base d’origine)
- ils signalent que certains exemplaires ont été ignorés, parce qu’ils auraient fait double emploi, dans le cas de périodiques comportant plusieurs notices pour un même exemplaire.

3.3 Corrections à effectuer après la conversion

Quelques corrections indispensables, et qui doivent être effectuées immédiatement après la conversion définitive, sont indiquées sur les fiches techniques pmb du site de l’Académie de Rennes (fiche 2.5).

Après ces corrections, vous pouvez aller consulter votre base, faire des modifications et des essais, et juger sur pièces.

Pour découvrir et prendre en main le logiciel, de nombreuses autres fiches techniques sont actuellement disponibles sur Le site de l’Académie de Rennes
NB : Dans l’Académie de Rennes, les bases sont hébergées au Rectorat, ce qui simplifie un certain nombre de procédures, notamment l’import des emprunteurs, la maintenance et la mise à jour ; il n’y a donc pas de fiche concernant ces points.

3.4 Problèmes rencontrés

Il est possible de rencontrer quelques difficultés en cas de conversion d’une base importante.

- Il est possible que l’on obtienne le message suivant, ou quelque chose qui y ressemble, au bout d’un temps plus ou moins long :
Fatal error : Maximum execution time of 300 seconds exceeded in d :\pmb\admin\convert\start_import.php on line 253
Il faut alors modifier ce paramètre : clic droit sur l’icone d’easyphp, « configuration > php »
Rechercher dans le fichier l’expression « max_execution_time », et passer la valeur à 6000
Relancer la conversion.

- On peut aller manger ou dormir après avoir lancé la conversion d’une grosse base, mais alors, au moment d’importer les exemplaires, on a le message : « la session est restée inactive trop longtemps, vous devez vous reconnecter ».
Pas de panique : on n’est pas obligé de passer une nuit blanche à réactiver la connexion. On n’a plus qu’à aller chercher, dans le dossier pmb / temp, un fichier nommé convert.uni . On le copie, on le colle dans pmb / admin / import, et on le renomme en « unimarc.fic ». Ensuite, on clique sur Administration > import > exemplaires unimarc ; on clique sur « préchargement ». Ensuite, on continue au point 3.2.4

Notes

[1Si le fichier d’export n’apparaît pas sous la forme « mabase.xml », mais sous la forme « mabase », il faut aller dans le panneau de configuration de Windows, Options des dossiers, affichage, et décocher la case : « masquer les extensions des fichiers dont le type est connu ». C’est un réglage utile à effectuer dans bien des cas, de toute façon : il est toujours bon de savoir à quel fichier exactement on a affaire.